Modernización de los sistemas de información busca mejoras en la gerencia universitaria
Los proyectos que actualmente desarrolla la Dirección de Ingeniería de Información, respondiendo a las necesidades de la Universidad y sobre la base de la normativa que exigen organismos externos, están dirigidos a la agilización de procesos, a la procura de respuestas adecuadas y a la disminución del tiempo de los trámites, sean éstos académicos, administrativos, financieros, personales o institucionales.
Maruja Ortega, directora de Ingeniería de Información, órgano adscrito a la Secretaría, resaltó que los cambios que se han dado en la USB en los últimos años tanto en los servicios estudiantiles, académicos, administrativos y financieros han obligado a fijar la atención en los sistemas de información para actualizarlos y adecuarlos, de manera de estar a la par de las crecientes demandas de la comunidad uesebista y mejorar la gerencia universitaria en todos sus ámbitos.
Así, están considerados actualmente el desarrollo de tres proyectos que corresponden a la Gestión Académica, como son la implantación del nuevo Sistema Integrado de Control de Estudios, del Sistema de Gestión de Conocimientos y del Sistema Integrador para el manejo de los datos y procesos del personal académico de la Universidad (Sidpa).
Sobre el nuevo sistema de control de estudios, Ortega explicó que se trata de un proyecto de gran impacto que ha pasado por las fases que exigen las normativas oficiales y de requerimientos internos, entre éstos, licitación, buena pro, adiestramiento del personal de la DII, de la Dirección de Admisión y Control de Estudios (Dace), Decanatos y Divisiones, así como el levantamiento de información y modelación de procesos para su implementación definitiva. “Se trata de un sistema integrado de control de estudios que facilitará la administración de información relativa a estudiantes, carreras, materias de estudios generales, etc., entre las Sedes, haciéndolo más rápido y fácil para los usuarios. Es un sistema adaptable a las necesidades de la Universidad y flexible a los cambios que surjan en el tiempo”.
Todos los procesos de administración de control de estudios están actualmente centralizados en Dace y apoyados en tres sistemas diferentes; con el nuevo sistema, cada dependencia podrá tener acceso y deberá hacer uso de las herramientas web que dan facilidades similares a los usuarios para preinscripciones, inscripciones, reserva de cupos, listas de clases, y otros procesos, para carreras cortas, largas y postgrado.
En lo que corresponde a la Gestión Administrativa están los proyectos de Implantación del nuevo Sistema de Gestión de Capital Humano y de Módulos de Compras y Bienes nacionales del Sistema de Finanzas.
El Sistema de Gestión de Capital Humano consiste en la sustitución de programas para mejorar la interconexión con otros sistemas claves de la USB, y hacer mejor seguimiento (interno y externo) de los diferentes procesos. Este sistema está “dirigido a mejorar además la operatividad; no obstante, la agilidad y el mejoramiento de los procesos depende de la calidad de interacción entre usuarios y servicios”.
Otro aspecto que atiende la DII es el de Gestión de Logística y Servicios, donde actualmente se desarrollan los proyectos de Gestión de Solicitudes, Botón de Pago y Monedero Electrónico.
Ortega explica que el Botón de Pago, cuya vigencia se espera a inicios del próximo trimestre, sirve para que los estudiantes agilicen el pago, vía Web, de aranceles por distintos conceptos (solicitud de expediente, notas certificadas, constancias de estudios, solvencia de Biblioteca, entre otros) y se integrará al Monedero Electrónico, que comenzará a funcionar en 2011, y que consiste en la recarga en bolívares a la Tarjeta Académica Inteligente (TAI), para que, aparte de servir de identificación, pueda servir de pago a otro servicio, como el de sustitución del ticket de comedor y otros.
“Ambos desarrollos contribuirán a disminuir las colas en las taquillas para el pago de servicios de Dace, y otros conceptos que haya generado el estudiante”.
La Coordinación de Ingeniería de Información-Sede del Litoral participa y apoya estos proyectos en la Sede de Litoral, además de atender proyectos propios (Inventario de laboratorios, Sistema de apoyo a Desarrollo Estudiantil, incorporación de servicios vía Web al actual sistema de Control de Estudios).
Tropiezos no programados
Otras funciones y proyectos se cumplen y buscan completarse en el día a día de la DII; entre éstos, en las áreas de Ingeniería de Procesos Organizacionales (manuales de organización, de normas y de procedimientos, proyectos de reestructuración, formularios), y de soporte de operaciones (actualización de infraestructura de servidores, de equipos de escritorio y de plataformas de desarrollo y producción).
Pero, la idea de cumplir con todo lo programado de acuerdo con el Plan de Gestión y con la atención de necesidades institucionales, consigue tropiezos en la vía, pues la DII no escapa de los embates de la crisis presupuestaria: cada proyecto requiere una inversión cuyos cálculos se han reducido frente a factores como la inflación y la poca disponibilidad de recursos, que se suma a la alta rotación de personal especializado que requiere el cumplimiento de las tareas.
“Afortunadamente, la DII cuenta con el personal profesional en computación, difícil de conseguir y mantener”, dice Maruja Ortega, “con mística a prueba de dificultades como las que enfrenta actualmente la universidad: sueldos por debajo de lo que ofrece el mercado externo y limitaciones para el cumplimiento de las funciones. Es justo reconocer que este personal tiene gran disposición y hace un enorme esfuerzo frente a los problemas presupuestarios, dedica gran tiempo, energía y cariño al trabajo que realiza, considerando la cantidad de sistemas a los que se les da soporte externo, lo cual es mucho para el número de personas que trabajan aquí”.
