Nuevo sistema agilizará procesos administrativos del personal uesebista

Soraya Villarreal / Departamento de Información y Medios USB.-

La implementación del nuevo sistema de gestión administrativa para el personal de la USB, desde comienzos de abril, abre una ventana hacia la integración y agilización de los procesos relacionados con los trabajadores académicos, administrativos y obreros, cualquiera sea su condición: activo fijo, contratado, o jubilado.

Se trata del Sistema Integrado de Recursos Humanos, SIRH, adquirido por la Universidad y configurado y adaptado por la Dirección de Ingeniería de Información para dar soporte técnico y operativo a las funciones y trámites que se desarrollan diariamente en la Dirección de Gestión de Capital Humano, y que responden a la dinámica interna institucional y a las permanentes exigencias de los entes públicos externos relacionados con la Universidad.

Oswaldo Rodríguez, director de Ingeniería de Información, explicó que el SIRH sustituye al sistema Andros con el que trabajan ambas dependencias desde el año 1992, y mencionó las novedades que presenta el nuevo sistema así como las bondades que ofrece tanto para el personal de Capital Humano, en cuanto al manejo de los procesos, como para la comunidad en general.

Entre las ventajas están la sustentación del sistema, pues está en plataforma web con software libre, lo que elimina la dependencia del trabajador a desarrollar sus funciones en un solo sitio y en un computador específico; “con los inconvenientes que han surgido por fallas de los servicios de agua y electricidad, el personal ha debido permanecer en su lugar de trabajo para responder puntualmente a la comunidad con el pago de las quincenas, lo que nos ha obligado a trabajar en condiciones inadecuadas. Este nuevo sistema permite el trabajo de manera remota desde cualquier computador conectado a Internet, ya sea dentro o fuera de la Universidad”.

Otra de las ventajas es la división del sistema en módulos, lo que permite unificar toda la información de los trabajadores (grupo familiar, antigüedad, etc.), explica Lenis Montezuma, jefe de Nómina de Capital Humano, quien agrega que en la primera fase que está en práctica, el SIRH tiene incorporados los módulos de pago y movimientos del personal, y, posteriormente, serán agregados otros beneficios como el cestaticket, los bonos, primas, horas extras, ticket juguete, ayudas, pago de guardería, entre otros; y en una fase posterior se integrará otro módulo para los pasivos laborales: prestaciones sociales, fideicomiso, etc.

En cuanto a la agilización de procesos, en una segunda etapa el sistema permitirá que desde las unidades académicas los usuarios accedan para introducir información de los contratos nuevos o renovaciones del personal académico, lo cual servirá de insumo para que Capital Humano esté actualizada en cuanto al número de puntos de cuenta y demás trámites que se requieran para aprobar y aligerarlos pagos.

Por ser un sistema integrado por módulos, dice Montezuma, todos los reportes y formatos serán más expeditos y adaptables a las solicitudes que periódicamente exige el MEU, entre las que están la maqueta presupuestaria por cada mes de pago de personal, los pagos especiales como bonos (vacacional y de fin de año), fideicomiso, cuyas variaciones están en diferentes bases de datos y que ahora estarán unificadas.

El nuevo sistema registra todo el flujo de trabajo y se ejecutan los procesos de manera más expedita que el antiguo Andros, lo que significa que cada movimiento o variación que sufre la nómina debido a los trámites que realice por cada trabajador, será procesado más rápidamente desde la autorización en el registro  elegible de cargo hasta la ejecución y proceso de pago, como por ejemplo, préstamos en las cajas de ahorro, pagos especiales en los institutos de previsión, pagos de pólizas de seguros, incorporaciones de personal de nuevo ingreso, cálculos de nómina sobre la base de nuevo personal o egresos de trabajadores, entre otros; lo que permitirá una vez implementado, mayor holgura para atención al público y para la introducción de otros movimientos y variaciones.

A futuro, dijo Oswaldo Rodríguez, el sistema ofrecerá un módulo de autoservicio, mediante el cual cada trabajador podrá acceder y ver su perfil completo (años de servicio, beneficios, grupo familiar, entre otros) e incorporar o desincorporar información para mantener el perfil actualizado.

El Sistema nuevo está en fase de prueba, advirtió Rodríguez, y podría presentar fallas en algunos cálculos, para los cuales se establecerán estrategias permitan solventar a tiempo los posibles errores y minimizar afectaciones en los pagos del personal.