USB avanza hacia la gestión del documento electrónico

• El Cenda centra sus esfuerzos en la implementación del documento electrónico en las gestiones de la institución, para lo cual iniciará una prueba piloto el próximo trimestre, cuyos resultados definirán las próximas etapas.
• El proyecto plantea un cambio cultural en el manejo de los documentos.

Lisbeth Bernal
Departamento de Información y Medios USB

 El proyecto más importante que desarrolla el Centro de Documentación y Archivo, Cenda, consiste en establecer un sistema de gestión de documentos electrónicos, que permita manejar las informaciones de forma confiable para garantizarle a los ciudadanos su debido acceso y promover, al mismo tiempo, no sólo avances tecnológicos, sino también el ahorro del papel, que constituye una acción a favor del ambiente y de la economía de la institución.
Según la directora del Cenda, Morella Barreto, este proyecto lleva el nombre de Aurora porque se visualiza como un renacer en la gestión universitaria. “Para nosotros no tiene sentido tener unos documentos acumulados, porque no queremos ser un almacén de documentos, nosotros queremos ser una unidad que procese esa información y la ponga al servicio de la comunidad, independientemente que sea información histórica o administrativa”.

Bajo esta política de búsqueda de acceso a la información, promovida desde la Secretaría, Cenda trabaja intensamente en la mencionada Aurora, “un proyecto que debe permitir la creación, gestión y conservación de documentos electrónicos íntegros, fiables y auténticos que sirvan de soporte a las funciones y actividades de la Institución”. Dicho proyecto, agregó, se incluye dentro del Programa de Gestión de la Información Documental, que se viene adelantando de manera muy tímida desde el año 96, como una metodología para el manejo de los documentos en lo atinente a su generación, control, organización, valoración, preservación y custodia.

El programa, explicó, se basa en una tabla, que ha sido elaborada con la ayuda de expertos en materia legal, con el objeto de decidir en qué momento se puede desincorporar un documento, se puede destruir o en qué momento un documento pasa a ser histórico.

El esfuerzo que realiza el Cenda en conjunto con otras unidades, se centra en distintos aspectos, que implican a su vez un cambio cultural en la manera de trabajar con documentos. “Lo que pretendemos es que haya un lineamiento que permita, primero, que no se pierda la información, segundo, que la gente sepa qué hacer con sus documentos electrónicos, dónde archivarlos, cuándo archivarlos y a dónde enviarlos, y tercero, definir con qué metadatos podré trabajar para guardar ese documento y poder recuperarlo”.

El cambio cultural incluye el adiestramiento al personal secretarial y de apoyo para lograr estándares en el tratamiento documental, pues a juicio de Barreto, lo fundamental es que no sólo se utilice la información electrónica, sino que pueda ser recuperada. Este tema, aseguró, es delicado dado que el respaldo de ese documento, no puede perderse ni modificarse en el tiempo y debe ser susceptible de auditorías.

Para garantizar la recuperación del documento, su autenticidad y fiablidad, Cenda está trabajando con las normativas legales que existen en el país como la Ley de Datos y Firmas Electrónicas, Ley de Archivos y Ley de Administración Pública, y con normas internacionales como la ISO 15489, que es una guía de cómo administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación en diferentes soportes, normaliza políticas, procedimientos y prácticas en la gestión de documentos y la ISAD-G, que es un estándar internacional que permite que todos trabajemos del mismo modo la fecha, datos y otros aspectos para la recuperación de documentos, además de las Moreq I y II, que son las normas utilizadas en la Unión Europea.

Debido a los aspectos legales y tecnológicos del proyecto, se ha creado un equipo multidisciplinario que apoya al Cenda y que está integrado por tres direcciones: Servicios Telemáticos, Servicios Multimedia, Ingeniería de la Información, más Asesoría Jurídica y Secretaría.

Los primeros pasos

Debido a la amplitud y trascendencia de Aurora, se han diseñando varias etapas para su implementación. La primera consiste en la concepción del proyecto y la ejecución de una prueba piloto en el Consejo Académico durante el próximo trimestre septiembre- diciembre 2010.

En esta etapa inicial y actual, Cenda coordinó con Asesoría Jurídica, un foro que contó con especialistas en la materia, representantes de los organismos certificadores y asesores legales, a fin de compartir experiencias e informar a la comunidad sobre el tema.

“Creemos que la universidad debe avanzar hacia el documento electrónico, pero queremos hacerlo de manera que abordemos todas las implicaciones legales que tiene el uso del documento electrónico, que no sólo internamente podamos utilizarlo, dándole el valor legal que posee, sino también, externamente, para que nuestros documentos sean aceptados por nuestros pares, por ello, estamos siendo bien cuidadosos para que el proyecto tenga un alcance mayor al que inicialmente se planteó”.

Para el próximo año, anunció que la USB estará en una etapa más avanzada, de acuerdo a los resultados de la prueba piloto y los criterios por definirse para la certificación de la firma y el resguardo del documento.

“La meta del proyecto abarca primero el tratamiento de los documentos administrativos y de gestión, luego involucra a todos los documentos que se generan e incluso la relación de los estudiantes con la universidad, sus solicitudes y los medios que usan para llegar a Dace u otra dirección”, indicó Barreto.

Pionera en Internet

Según el Censo de Archivos Universitarios Iberoamericanos, la USB fue la primera universidad venezolana en publicar sus archivos históricos y documentos en Internet y para continuar innovando, actualmente remozó su página web con más datos valiosos, “porque queremos poner la información al alcance de la comunidad y los ciudadanos en general”, expresó Barreto.

El trabajo realizado fue desarrollado en conjunto con la Dirección de Servicios Multimedia y entre los nuevos productos publicados se encuentra el listado con fotografías de los doctorados honoris causa, de los profesores eméritos y de los profesores honorarios.

“Está además la galería de autoridades rectorales, que ha sido un esfuerzo continuado. A través de ella, puedes ver quiénes han sido los rectores, vicerrectores académicos y administrativos, decanos y directores de división. Tenemos más de 80 por ciento de las fotos, y con este trabajo estamos consolidando la historia de la universidad, porque quien quiera tener acceso a esa información puede tenerla. Eso para nosotros ha sido un logro alcanzado. Nuestra tarea ahora es consolidar esa página web, mejorarla y lograr que la comunidad tenga acceso a esos recursos informacionales”.

La directora informó además que el Cenda custodia el archivo histórico y fotográfico de la USB. En el primero están los documentos de creación de la universidad como las gacetas y actas de los consejos desde 1973, los cuales ya se encuentran publicados en la web, no obstante, a futuro aspiran crear una nueva sección que podría titularse “El Documento del Mes “, con el objeto de recordar, una vez al mes, un documento con valor histórico. Con respecto al segundo archivo, aseguró que posee 62.000 fotografías que testimonian el devenir de la universidad. La idea, anunció, es publicarlo en la web durante el primer trimestre de 2011.

Otros servicios

Dado que el Cenda tiene como misión recopilar, seleccionar, procesar, preservar, almacenar, recuperar, normalizar y diseminar información contenida en la documentación que apoya la toma de decisiones, en el área de la docencia, investigación y extensión, ofrece otros cuatro servicios que consisten en el Suministro de Información y Préstamo de Documentos a la Comunidad Universitaria, la entrega de Certificaciones de Títulos y Actas de Grado firmadas por el rector y refrendadas por el Secretario, asesoría y capacitación al personal secretarial de la USB y publicaciones como los libros de convenios, resúmenes de los Trabajos de Ascenso, los Reglamentos y el libro de Documentos que recoge la historia de la USB.

Adicionalmente, y en línea con el proyecto Aurora, el Cenda se encuentra realizando una digitalización masiva del fondo documental, que ha avanzado en 72% en lo referente al archivo de egresados al culminar la digitalización de 26.383 expedientes, y en un 21 por ciento en el archivo general con la digitalización de 13.000 documentos.

Rumbo a los 37 años

El ente centralizador de la documentación institucional, nació el 7 de noviembre de 1973. Desde 1985, funciona bajo la adscripción de la Secretaría de la Universidad. Su estructura como “Sistema de Archivo” comenzó a regir a partir de 1986. Posee una dirección que cuenta con cuatro comisiones asesoras: la de Archivos Sectoriales, la Redactora de la Gaceta, la Evaluadora de Documentos y la Editora de la Serie Documentos de la USB, además de una Sub-Comisión Operativa de la Serie Documentos de la USB.

En el Cenda también existe un Departamento de Procesamiento de la Información, una Sección de Recepción e Información, una Sección Editora de la Gaceta de la USB, una Sección de Manejo Computarizado de la Información, una Sección de Archivo Histórico y una Sección de Coordinación con la Unidades Sectoriales, en las cuales laboran 14 personas más el cronista de la universidad, Luis Loreto.