Antonia Heredia Herrera: “Como archiveros no podemos transmitir términos equívocos”

Elsa Pilato / Departamento de Información y Medios.-

El protagonismo de las tecnologías de información y comunicación y el uso del documento electrónico, han incorporado a profesionales de otras áreas en el campo de la gestión y administración de archivos y documentos, con quienes los archiveros deben normalizar términos y compartir un lenguaje que facilite el acercamiento y comprensión de los usuarios que acceden a los documentos.

Antonia Heredia Herrera, ex directora general del Archivo Andalucía y ex jefe de sección del Archivo General de Indias, dedicó a la interoperabilidad semántica la conferencia inaugural del II Coloquio Internacional en Gestión de Archivos y Administración de Documentos, celebrado recientemente en la Universidad Simón Bolívar con la organización del Centro de Documentación y Archivo (Cenda).

Heredia Herrera expresó que en la gestión del documento electrónico es imprescindible el manejo de la interoperabilidad semántica, la construcción de un lenguaje común, sin lugar a ambigüedades, entre agentes y entidades que comparten información y datos. “Como científicos, los archiveros no podemos transmitir términos equívocos, que confundan y propicien usos y aplicaciones erradas de los conceptos.”

Asimismo, Heredia Herrera, quien codirige la maestría en Gestión documental y administración de archivos para archiveros hispanoamericanos, en la Universidad Internacional de Andalucía, alertó sobre el empleo o traducción de términos de otras lenguas, en especial del inglés, cuando existen palabras en el idioma propio que expresan con claridad los mismos conceptos.

La experta española se refirió también a la “colonización de la dimensión electrónica” en el área de gestión de archivos y documentos. “La dimensión electrónica es irrenunciable, pero nos ha colonizado, hemos dejado por fuera otros contextos. Se pierde lo esencial del concepto, si se toma en cuenta solo los elementos electrónicos”.

Ejemplo de este problema es la consideración de todo documento electrónico como documento de archivo. “No todos los documentos electrónicos son documentos de archivo, como no todos los de papel lo son. Esto muchas veces está planteado de forma ambigua en los textos normalizadores”.

El documento de archivo, explicó, objeto del trabajo del archivero, es un documento que no se actualiza, recoge el testimonio de un acto o de acciones, y es producido por un agente bajo ciertas reglas, normas y funciones. Además, se caracteriza por su autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación. El documento electrónico para que sea un documento electrónico de archivo tiene que poseer todas las características mencionadas para el documento de archivo tradicional, con la diferencia de que ha sido generado por un medio electrónico y además requiere de mayores controles para garantizar su autenticidad y credibilidad.

Fotos: Alfredo Terán